Introducción: el mayor riesgo no está en el sistema, sino en quién puede usarlo

En 2026, las organizaciones han avanzado significativamente en la adopción de ERP, plataformas de tesorería, sistemas de nómina y herramientas financieras digitales. Sin embargo, este avance ha traído consigo un riesgo creciente que no siempre recibe la atención adecuada: el gobierno de identidades y accesos.

En muchos casos, los incidentes operativos, errores financieros e incluso fraudes no se originan por fallas del sistema, sino por accesos excesivos, cambios sin autorización o falta de segregación de funciones. Un usuario con permisos amplios puede ejecutar, aprobar y modificar operaciones críticas sin controles suficientes, lo que compromete la integridad de la información.

Para directivos de TI y Finanzas, el reto en 2026 no es solo digitalizar procesos, sino asegurar que cada acceso esté controlado, documentado y alineado con un modelo de gobierno claro.

El problema estructural: accesos amplios y controles débiles

A medida que las empresas crecen, también lo hace la complejidad de sus sistemas y la cantidad de usuarios con acceso a información financiera. Sin un modelo estructurado, es común encontrar:

• Usuarios con permisos acumulados por cambios de puesto
• Accesos compartidos entre equipos
• Falta de control sobre usuarios con privilegios elevados
• Cambios en sistemas sin trazabilidad clara

El problema es que estos riesgos no siempre son visibles en el día a día. Sin embargo, se vuelven evidentes en auditorías, revisiones internas o cuando ocurre un incidente.

Segregación de funciones: el principio que define el control

La segregación de funciones (SoD, por sus siglas en inglés) es uno de los pilares del control interno en sistemas financieros.

El principio es simple: ningún usuario debe tener control total sobre un proceso crítico. Por ejemplo, quien registra una transacción no debería ser quien la aprueba y tampoco quien ejecuta el pago.

En la práctica, esto implica revisar procesos como:

• Alta de proveedores
• Generación de pagos
• Modificación de datos maestros
• Procesamiento de nómina

Cuando una misma persona puede ejecutar múltiples etapas sin supervisión, el riesgo de error o fraude aumenta significativamente.

Matriz de roles: el punto de partida del gobierno de accesos

Para implementar una segregación efectiva, es necesario definir una matriz de roles y accesos.

Esta matriz debe establecer qué puede hacer cada tipo de usuario dentro de los sistemas financieros, alineando funciones con responsabilidades reales. No se trata solo de asignar permisos, sino de diseñar un modelo coherente que refleje la estructura operativa de la empresa.

Una matriz bien definida permite:

• Evitar accesos innecesarios
• Reducir dependencia de configuraciones individuales
• Facilitar auditorías
• Asegurar consistencia en la asignación de permisos

Sin esta base, los accesos suelen gestionarse de manera reactiva, lo que genera acumulación de privilegios y pérdida de control.

Accesos privilegiados: el mayor punto de exposición

Dentro de cualquier sistema financiero existen usuarios con privilegios elevados, como administradores de sistema o perfiles con capacidad de modificar configuraciones críticas.

Estos accesos representan el mayor riesgo si no están adecuadamente controlados. No solo permiten ejecutar operaciones sensibles, sino también alterar configuraciones que podrían ocultar errores o irregularidades.

El control de accesos privilegiados debe incluir:

• Identificación clara de usuarios con privilegios
• Restricción de uso a funciones específicas
• Monitoreo continuo de actividad
• Registro detallado de cambios

El objetivo no es eliminar estos accesos, sino gestionarlos con un nivel de control superior al resto de los usuarios.

Bitácoras y trazabilidad: evidencia que respalda el control

Uno de los elementos más importantes en el gobierno de accesos es la trazabilidad.

Cada acción relevante dentro de un sistema financiero debe quedar registrada en una bitácora que permita identificar:

• Qué usuario realizó la acción
• Qué cambio se ejecutó
• Cuándo ocurrió
• Bajo qué condiciones

Sin esta información, es imposible reconstruir eventos, investigar incidentes o responder a auditorías.

Las bitácoras no deben verse como un requisito técnico, sino como una herramienta clave de control. En un entorno donde las auditorías son más frecuentes en 2026, la evidencia documental es tan importante como el control mismo.

Revisiones periódicas: evitar la acumulación de riesgos

Uno de los mayores problemas en la gestión de accesos es la falta de revisiones periódicas.

Los accesos no son estáticos. Cambian conforme evolucionan los roles, se integran nuevos sistemas o se ajustan procesos. Si no se revisan de forma regular, es común que los usuarios acumulen permisos innecesarios con el tiempo.

Las revisiones deben enfocarse en:

• Validar que los accesos sigan siendo necesarios
• Detectar combinaciones de permisos incompatibles
• Eliminar accesos obsoletos
• Confirmar que la segregación de funciones se mantiene

Este proceso no solo reduce riesgos, sino que también fortalece el control interno y la confianza en los sistemas.

Entregables clave: convertir control en evidencia

Un modelo de gobierno de accesos solo es efectivo si puede demostrarse.

En este sentido, es fundamental generar entregables que sirvan como evidencia tanto para uso interno como para auditorías externas. Entre los más relevantes se encuentran:

• Matriz de roles y accesos actualizada
• Registro de usuarios con privilegios
• Bitácoras de actividad
• Evidencia de revisiones periódicas
• Políticas de control de accesos

Estos documentos permiten demostrar que la organización no solo tiene controles definidos, sino que los aplica de manera consistente.

El rol conjunto de TI y Finanzas

El gobierno de identidades y accesos no es responsabilidad exclusiva de TI.

El área de TI define la arquitectura, implementa controles y gestiona accesos desde el punto de vista técnico. Finanzas, por su parte, debe validar que los accesos sean coherentes con los procesos operativos y los riesgos asociados.

La colaboración entre ambas áreas es clave para asegurar que los controles no solo funcionen técnicamente, sino que también respondan a la realidad del negocio.

Impacto en auditorías y cumplimiento en 2026

En el entorno actual, las auditorías financieras y de sistemas han evolucionado. Ya no se enfocan únicamente en cifras, sino también en controles, accesos y trazabilidad.

Un modelo débil de gobierno de accesos puede derivar en observaciones, ajustes o incluso riesgos reputacionales. Por el contrario, una estructura sólida permite responder con evidencia clara y fortalecer la posición de la organización frente a revisiones.

En 2026, donde los cierres financieros son más rápidos y los sistemas más integrados, el control de accesos se convierte en un habilitador clave de confianza.

Conclusión: controlar accesos es proteger la integridad financiera

El gobierno de identidades y accesos en sistemas financieros no es un tema técnico aislado. Es un componente esencial del control interno que impacta directamente en la integridad de la información, la prevención de riesgos y el cumplimiento regulatorio.

Implementar una matriz de roles, controlar accesos privilegiados, mantener bitácoras y realizar revisiones periódicas no solo reduce riesgos operativos, sino que también fortalece la capacidad de la organización para enfrentar auditorías y crecer de forma controlada.

En un entorno donde la digitalización avanza y la presión por control aumenta, el acceso correcto en el momento correcto puede marcar la diferencia entre una operación confiable y una vulnerabilidad crítica.

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