El fin de año trae consigo una de las tareas más sensibles para las empresas: el cierre de nómina 2025. No solo se trata de cumplir con el pago del aguinaldo, sino de hacerlo correctamente, garantizando el cumplimiento fiscal, la coherencia contable y la satisfacción del personal.
Un error en este proceso puede generar multas, sanciones o inconformidades con los trabajadores. Este artículo detalla los puntos que toda empresa debe revisar antes de realizar el pago de aguinaldos: aspectos técnicos, fiscales y operativos que aseguran un cierre sin contratiempos.

1. Revisa la actualización de datos de empleados

Antes de iniciar el cálculo del aguinaldo, asegúrate de que la información de todos los colaboradores esté actualizada en el sistema de nómina.
Esto incluye:

• Datos personales: RFC, CURP y NSS correctos.
• Antigüedad laboral: días efectivamente trabajados durante el año.
• Bajas o reingresos: empleados con movimientos recientes deben tener sus fechas ajustadas.

Un cierre de nómina 2025 limpio parte de una base de datos exacta. Los errores en fechas o antigüedad suelen provocar cálculos incorrectos y diferencias en el pago final.

2. Verifica los días laborados y las incidencias

El aguinaldo debe calcularse con base en los días efectivamente trabajados. Revisa que las incidencias estén correctamente registradas: incapacidades, permisos, ausencias o periodos sin sueldo.
Si la empresa otorga días adicionales o bonificaciones especiales, estos deben considerarse de manera separada. La transparencia en este cálculo evita reclamos posteriores y fortalece la confianza del equipo.

3. Calcula correctamente el aguinaldo proporcional

El artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que todo trabajador tiene derecho a un aguinaldo anual equivalente a quince días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre.
En caso de que un empleado no haya trabajado el año completo, debe recibir una parte proporcional.

Fórmula base:

(Días de Aguinaldo anual ÷ 365) × Días trabajados x Salario diario= Aguinaldo proporcional

Este cálculo debe realizarse con precisión. Asegúrate de que el sistema de nómina refleje correctamente el tipo de salario de cada colaborador.

4. Considera el tope de aguinaldo exento.

El aguinaldo está sujeto al ISR, aunque la ley otorga una exención equivalente a 30 UMAS (Unidad de Medida y Actualización). Lo que exceda de ese monto debe gravarse.

Ejemplo:

Si la UMA diaria es de $113.40, la exención total es de $3,394.20. Si el aguinaldo supera esa cifra, el excedente paga impuesto.

5. Confirma que las tablas de ISR estén actualizadas

Verifica que tu sistema de nómina tenga cargadas las tablas de ISR 2025 publicadas por el SAT. Usar tablas desactualizadas genera diferencias fiscales que pueden resultar en re-cálculos o sanciones.
También revisa que los cálculos consideren deducciones y subsidios vigentes. Si trabajas con un proveedor de nómina, solicita un reporte de actualización o prueba de validación fiscal.

6. Realiza una conciliación contable previa

Antes del pago del aguinaldo, realiza una conciliación contable entre la nómina, los registros financieros y el sistema ERP.

Esto ayuda a:

• Asegurar que los gastos de nómina estén correctamente clasificados.
• Detectar duplicidades o diferencias entre registros.
• Garantizar que los pasivos laborales se reflejen en los estados financieros del año.

Una conciliación anticipada evita cierres contables de última hora y facilita la auditoría interna o externa.

7. Verifica el cumplimiento con IMSS e INFONAVIT

El pago del aguinaldo también puede tener implicaciones en los cálculos del IMSS e INFONAVIT.

Asegúrate de:

• Revisar que el SUA este actualizado.
• Verificar que las percepciones variables se reporten correctamente.
• Realizar pruebas de integración del salario base de cotización.

El cierre de nómina 2025 debe contemplar todos los movimientos ante estas instituciones, especialmente si hubo modificaciones en los salarios o nuevas altas.

8. Evalúa si existen pagos retroactivos pendientes

Durante el año pueden haberse generado ajustes o retroactivos por bonos, aumentos o diferencias salariales.
Antes del cierre, verifica que todos los pagos pendientes estén liquidados y contabilizados. No hacerlo puede alterar el monto total de percepciones anuales y complicar la conciliación fiscal.

9. Comprueba la configuración del CFDI de nómina

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina es obligatorio y debe emitirse correctamente.

Asegúrate de:

• Seleccionar la versión vigente del CFDI (actualmente 4.0).
• Incluir los conceptos de aguinaldo y retención de ISR.
• Validar el sello digital ante el SAT.

Un error en el timbrado puede invalidar la deducción fiscal del gasto o generar inconsistencias en la contabilidad electrónica.

10. Analiza el impacto fiscal del aguinaldo

El aguinaldo representa una erogación significativa para las empresas, por lo que debe considerarse en la planeación fiscal anual.

Evalúa:

• Cómo afecta la base de ISR anual.

Consultarlo con tu área contable o fiscal te permitirá optimizar el impacto tributario y mantener el cumplimiento en regla.

11. Informa con claridad a los empleados

Una comunicación transparente es clave para evitar confusiones. Envía un aviso oficial o circular interna indicando:

• Fecha de pago del aguinaldo.
• Monto estimado (si es fijo o proporcional).
• Retenciones aplicadas.
• Políticas para trabajadores de nuevo ingreso o con ausencias.

El cierre de nómina 2025 no solo es una tarea técnica; también es un acto de confianza. Explicar con claridad cómo se calculó el aguinaldo fortalece la cultura organizacional.

12. Documenta el cierre y genera respaldos

Finalmente, conserva toda la evidencia del proceso:

• Recibos timbrados.
• Reportes de nómina.
• Comprobantes de pago.
• Correspondencia con el SAT o instituciones de seguridad social.

Almacenar esta información de forma ordenada será vital para futuras auditorías o revisiones fiscales.

Consejos adicionales para un cierre sin errores

• Realiza una prueba piloto del cálculo de nómina antes de cerrar oficialmente.
• Usa herramientas de verificación del SAT para validar CFDI antes del timbrado masivo.
• Revisa los acumulados anuales de percepciones y deducciones.
• Programa un segundo nivel de revisión por parte del área contable.

Pequeños errores en esta etapa pueden tener consecuencias fiscales importantes. La prevención siempre cuesta menos que la corrección.

Conclusión: el cierre correcto protege tu negocio y a tus colaboradores

El cierre de nómina 2025 es una oportunidad para demostrar profesionalismo y responsabilidad. Cumplir con el pago correcto del aguinaldo no solo evita sanciones, sino que refuerza la confianza entre empresa y empleados.
Una revisión integral —técnica, fiscal y operativa— garantiza un cierre limpio y un inicio de año sin pendientes.
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